Holded es una de las herramientas de gestión más potentes para PYMES en España. Pero como toda herramienta potente, necesita una buena configuración inicial para que funcione de verdad. Si la configuras mal al principio, arrastraras problemas durante meses.
En esta guía te explico los pasos exactos para dejar Holded operativo para tu empresa, desde la configuración fiscal hasta la conexión bancaria.
Antes de empezar: qué plan necesitas
Para una PYME que necesita contabilidad y facturación, el plan que necesitas es el que incluya el módulo de contabilidad. Los planes básicos de solo facturación no te servirán si quieres llevar la contabilidad en Holded (y deberías).
Si trabajas con una asesoría que usa Holded (como nosotros), la configuración del plan y los accesos de colaborador se gestionan desde la propia plataforma, sin que tengas que preocuparte de los detalles técnicos.
Paso 1: Datos fiscales de tu empresa
Lo primero es configurar correctamente los datos fiscales. Entra en Configuración y rellena: denominación social exacta (como aparece en el Registro Mercantil), CIF, domicilio fiscal, y el epígrafe de IAE. Asegúrate de que coincidan exactamente con los datos que tiene Hacienda, porque estos datos aparecerán en todas tus facturas.
Paso 2: Plan contable
Holded trae un plan contable estándar (PGC para PYMES) que para la mayoría de empresas es suficiente. No necesitas tocar nada salvo que tengas necesidades muy específicas. Si tu asesoría te recomienda alguna subcuenta personalizada, se puede añadir sin problema.
Lo importante: no borres ni modifiques las cuentas estándar que vienen precargadas. Si necesitas algo específico, créalo como subcuenta nueva.
Paso 3: Series de facturación
Configura al menos una serie de facturación con la numeración correcta. Si estás empezando el ejercicio, la primera factura será la número 1. Si vienes de otro sistema, asegúrate de que la numeración continúe donde la dejaste.
Para facturas rectificativas, configura una serie separada. Es obligatorio que tengan su propia numeración independiente.
Paso 4: Conexión bancaria
Este es el paso que más cambia tu día a día. Conecta tu cuenta bancaria a Holded para que los movimientos se sincronicen automáticamente. Holded usa tecnología de open banking para conectarse de forma segura con la mayoría de bancos españoles.
Una vez conectada, cada movimiento bancario aparecerá en tu panel y podrás conciliarlo con las facturas correspondientes. Esto es lo que permite tener la contabilidad al día sin esfuerzo manual.
Paso 5: Plantilla de factura
Personaliza la plantilla de tus facturas con tu logo, colores y datos de contacto. Asegúrate de que incluya todos los datos legales obligatorios: CIF del emisor y receptor, fecha de emisión, descripción del servicio, base imponible, tipo de IVA y total. Con VeriFactu en el horizonte, también conviene que tu plantilla ya incluya espacio para el código QR.
Paso 6: Email de facturas
Configura un email dedicado para recibir facturas de proveedores. En Holded puedes configurar una dirección de email que procese automáticamente las facturas que llegan. Tú reenvías la factura, Holded la extrae y la deja lista para contabilizar.
Este flujo es lo que hace que la contabilidad continua sea posible sin que tú tengas que hacer nada más que reenviar un email.
Paso 7: Accesos y permisos
Si trabajas con una asesoría, invítala como colaborador con los permisos adecuados. Tu asesoría necesita acceso a contabilidad, facturación y bancos. No necesita acceso a tu CRM ni a tus proyectos (salvo que lo quieras).
1. Emite una factura de prueba y comprueba que todos los datos son correctos.
2. Verifica que la conexión bancaria muestra movimientos recientes.
3. Reenvía una factura de proveedor al email configurado y comprueba que se procesa.
4. Confirma con tu asesoría que tiene acceso y puede ver la contabilidad.
Con estos 7 pasos tienes Holded operativo y listo para trabajar. La configuración inicial es lo que más importa: hazla bien una vez y no tendrás que volver a preocuparte.