Acabas de constituir tu SL. La escritura está firmada, el CIF ya lo tienes, y ahora toca ponerse a facturar. Pero antes de eso, hay una pregunta que todo fundador debería hacerse: ¿estoy deduciendo todo lo que puedo?
La respuesta corta es que probablemente no. La mayoría de empresas de nueva creación dejan dinero sobre la mesa en sus primeros meses por desconocimiento. En esta guía te explico exactamente qué gastos puedes deducir, cuáles no, y cómo registrarlos correctamente.
Un gasto es deducible si está vinculado a la actividad económica, está debidamente justificado con factura, y está registrado en contabilidad. Si falla alguno de los tres requisitos, Hacienda te lo puede tumbar en una inspección.
Gastos de constitución
Todo lo que pagaste para crear la empresa es deducible desde el primer día: la notaría, el Registro Mercantil, la gestoría que tramitó la constitución, el certificado digital, y el impuesto de actos jurídicos documentados si aplica en tu comunidad.
Hay una particularidad contable: estos gastos se registran en la cuenta 113 "Reservas voluntarias" si sigues el PGC para PYMES, o puedes imputarlos directamente a resultados del ejercicio. Pregunta a tu asesoría (hola) cuál es la opción más ventajosa para tu caso.
Material y equipamiento
Ordenadores, monitores, teclados, sillas, mesas, impresoras. Todo lo que compras para trabajar es deducible. Si el importe unitario es inferior a 300 euros, puedes deducirlo íntegramente en el ejercicio (sin amortizar). Si supera esa cifra, tendrás que amortizarlo durante su vida útil.
Una pregunta frecuente: ¿puedo deducir el portátil que ya tenía antes de constituir la SL? Sí, pero necesitas justificar su valor de mercado y hacer una aportación no dineraria o una venta a la sociedad. No vale simplemente "meterlo" en la contabilidad sin documentar la operación.
Alquiler y suministros
Si alquilas una oficina o un coworking, la cuota es un gasto deducible. También la fibra óptica, la electricidad, y el agua si están a nombre de la empresa. Si trabajas desde casa, puedes deducir la parte proporcional de los suministros que corresponda a la zona dedicada a la actividad, aunque en la práctica la Agencia Tributaria es bastante restrictiva con esto para sociedades.
Nuestro consejo: si puedes tener un contrato de coworking o una dirección fiscal a nombre de la SL, es mucho más limpio contablemente y más fácil de justificar.
Software y herramientas digitales
Las suscripciones a software son gastos deducibles: tu programa de contabilidad (Holded, por ejemplo), el CRM, la suite de Google Workspace o Microsoft 365, herramientas de diseño, de gestión de proyectos, de comunicación. Todo lo que uses para tu actividad.
También los dominios web, el hosting, las licencias de software, y las herramientas de marketing digital (SEO, email marketing, redes sociales).
Servicios profesionales
La asesoría contable y fiscal, el abogado, el diseñador web, el consultor de marketing, el programador freelance. Todos los servicios profesionales que contratas para tu empresa son deducibles si tienes la factura correspondiente.
Gastos de viaje y representación
Los viajes de trabajo, los desplazamientos a clientes, las comidas de negocio. Pero ojo: Hacienda es especialmente vigilante con esta partida. Necesitas justificar que el gasto tiene relación directa con la actividad. Una cena con un cliente potencial es deducible. Una cena con tus amigos un viernes, no.
Para los gastos de dietas y kilometraje existen importes máximos exentos que conviene conocer. Pregúntanos y te los detallamos para tu caso.
Marketing y publicidad
Todo lo que inviertes en darte a conocer: Google Ads, publicidad en redes, diseño de marca, tarjetas de visita, cartelería, eventos. Estas partidas son deducibles al 100% como gasto del ejercicio.
Seguros
El seguro de responsabilidad civil, el seguro de la oficina, el seguro de salud (hasta 500€ por asegurado y año para la deducción en Sociedades). Todos deducibles.
Lo que NO puedes deducir
Para que quede claro: las multas y sanciones no son deducibles. Los donativos (salvo los acogidos a la Ley de Mecenazgo) tampoco. Los gastos personales que no tienen relación con la actividad, evidentemente no. Y las liberalidades (regalos sin contraprestación) tienen un tratamiento especial que hay que manejar con cuidado.
Mes 1: Registra todos los gastos de constitución. Abre cuentas bancarias a nombre de la SL. Configura tu software de contabilidad.
Mes 2: Establece el circuito de facturas (email dedicado para recibir facturas de proveedores). Revisa que todos los gastos recurrentes estén a nombre de la empresa.
Mes 3: Haz una primera revisión de la contabilidad con tu asesoría. Verifica que no estás dejando gastos sin registrar.
La clave no es solo saber qué gastos son deducibles, sino tener un sistema que los registre correctamente desde el primer día. Los gastos que no documentas a tiempo son dinero que regalas a Hacienda.